Подписывайтесь на новости
Присоединяйтесь к нам в соц. сетях:

Порядок ведения кадрового учета на предприятии

Кадровый учет наравне с бухгалтерским и налоговым позволяет отражать достоверную информацию, необходимую для полноценного функционирования компании. Об особенностях этого вида учета, а также об основных документах, задействованных в нём, пойдет речь в нашей статье.

Ведение кадрового учета

Ведение кадрового учета предполагает оформление большого количества документации, которая будет отражать информацию как отдельно по каждому сотруднику, так и в целом по всей компании, а также создание правил, регламентирующих порядок трудовой деятельности.

Ведение кадрового учета подразумевает фиксирование численности сотрудников, что возможно только при качественном отслеживании всех перемещений. Основной задачей кадрового учета является составление документального подтверждения того или иного перемещения сотрудника, начиная от приема на работу, перевода на другую должность, оформления отпуска и заканчивая увольнением.

Конечно, кадровый учет можно вести и вручную, однако ведение кадрового учета  посредством применения программных средств позволяет минимизировать время на подготовку документации, в особенности если в компании много сотрудников.

Важнейшая составляющая кадрового учета — кадровое делопроизводство. Ознакомьтесь с основными принципами его осуществления в экспертной статье, размещенной в системе «КонсультантПлюс». Получите к ней бесплатный пробный доступ.

Документы кадрового учета

Документы кадрового учета могут быть как обязательными, составление которых предусмотрено ТК РФ, так и необязательными.

К документам кадрового учета относятся:

  • приказ о приеме на работу (Т-1) - не является обязательным;
  • контракт с сотрудником (ТД-1);
  • трудовая книжка (приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н) в электронном или бумажном виде;

Об особенностях оформления трудовых книжек смотрите в материале «Роструд разрешил "штамповать" трудовые книжки».

  • личная карточка сотрудника (Т-2);
  • документы о переводе (Т-5);
  • приказ об оформлении отпуска (Т-6);
  • график отпусков (Т-7);
  • штатное расписание (Т-3);
  • табель учета рабочего времени (Т-12);
  • приказ об увольнении (Т-8).

Эксперты «КонсультантПлюс» разъяснили особенности ведения электронных трудовых книжек. Получите бесплатный пробный доступ к материалу на данную тему.

Большинство кадровых документов имеет унифицированную форму. Некоторые же документы работодателю следует разрабатывать самостоятельно:

  • коллективный договор;
  • правила внутреннего распорядка;
  • положения об оплате труда;
  • положение о персональных данных сотрудников;
  • положения об охране труда;
  • положение о премировании;

О сроках хранения кадровых документов см. в материале «Какие сроки хранения документов по охране труда».

ВАЖНО! Согласно ст. 8 ТК РФ сформированные организацией положения, которые ущемляют права сотрудника, не могут применяться для регулирования трудовых отношений.

Все учетные документы, подготовленные кадровым работником, утверждаются руководителем организации. После этого сотрудник должен с ними ознакомиться и поставить свою подпись.

Следует отметить, что в некоторых ситуациях составления кадровых документов можно избежать: например, составлять должностные инструкции не требуется, если трудовым контрактом уже предусмотрен функционал сотрудника.

Ознакомьтесь с порядком издания должностных инструкций.

То же самое касается положения об оплате труда, составление которого также необязательно, если в контракте прописан будущий доход сотрудника.

Узнайте о разработке положения об оплате труда.

Наличие того или иного документа в учете кадров зависит от специфики работы отдельного сотрудника и компании в целом. Если в компании предусмотрена работа по сменам, то следует оформлять график сменности. При выполнении трудовых обязанностей на объектах повышенной секретности следует прописать в договоре пункт о сохранности коммерческой тайны, а также составить соответствующее положение, в котором будут закреплены порядок доступа к тайне, ответственность за ее разглашение, а также условия прекращения такого доступа. Обязательно нужно оформить контракт о полной материальной ответственности с сотрудником в случае, если он имеет отношение к ценным грузам или объектам.

В последнее время все большую популярность обретает электронный кадровый документооброт (ЭКД), позволяющий обмениваться кадровыми документами в электронном виде. Для этого необходимо наличие специального программного обеспечения и ЭЦП у работника. Основые принципы ЭКД изложены в ст. 22.1 ТК РФ.

Как организаовать ЭКД в организации, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно. 

Ответственность за правонарушения при ведении кадрового учета

Основным контролирующим органом, который отвечает за правильность ведения кадрового учета, является Государственная инспекция труда. Она призвана осуществлять контроль за кадровыми операциями и, если кадровый учет ведется с нарушениями, привлекать к административной ответственности за нарушение трудового законодательства.

Выделяют следующие виды ответственности (ст. 419 ТК РФ):

  • Административная — штрафы для должностных лиц и компаний отражены в ст. 5.7, 5.27–5.34, 5.39 КоАП РФ. Административная ответственность чаще всего наступает в случае отсутствия какого-либо необходимого кадрового документа или его непредставления по запросу работника либо организации.

Пример: Иванов И. А. решил взять кредит. Для этого ему нужна копия трудовой книжки и справка 2-НДФЛ. Работодатель отказался выдать копию трудовой книжки. Сотрудник вправе заявить о неправомерных действиях работодателя в трудовую инспекцию, которая привлечет компанию к ответственности (ее должностных лиц) по ст. 5.39 КоАП РФ в размере от 5 000 до 10 000 руб.

  • Гражданско-правовая — наказание предусмотрено ст. 15, 151 и гл. 59 ГК РФ.

Пример: Петров С. Ф. получил травму на рабочем месте. В соответствии со ст. 1085 ГК РФ работодатель обязан компенсировать неполученную оплату труда за время пребывания сотрудника на лечении, а также расходы на его лечение и восстановление.

  • Уголовная ответственность — предусмотрена ст. 143, 145, 145.1, 146-147, ст. 215-217 УК РФ.

Кроме того, документы кадровых служб могут запрашивать налоговые органы, в случае непредставления которых наступает ответственность по ст. 126 НК РФ.

Размер штрафа на основании данной статьи НК РФ зависит от типа информации, запрошенной проверяющим ведомством.

Итоги

Правильный и своевременный кадровый учет позволяет руководству сделать компанию более эффективной. В настоящее время существует множество программных средств, которые помогают оптимизировать время на составление кадровой документации и добиться точности при отражении данных кадрового учета.

Добавить в закладки
Ваши вопросы
10 апреля 2022 16:26
Постоянная ссылка
Имеют ли законную силу справки выданные бухгалтерией или отделом кадров на предприятии где введено конкурсное управление?
Ответить
2 февраля 2021 12:08
Постоянная ссылка
Организация общественная: штатного расписания нет, зарплату никто не получает, все работают как волонтеры, кто когда может помочь добровольно отнести, принести, поднести, подвести и т.д. Отчеты составляет и подписывает председатель организации ( по Уставу ) работает без зарплаты. Сама инвалид 1 группы, не работает, трудовая книжка на руках с 1995 года. ИФНС отчет 0-й.
Ответить
30 марта 2020 19:37
Постоянная ссылка
Как проверить электронную трудовой книжку
Ответить
Ваш вопрос
Отправить