Отказ от дачи объяснений сотрудником: порядок действий работодателя
В целях поддержания трудовой дисциплины работодатели вправе налагать на сотрудников дисциплинарные взыскания в порядке, установленном ст. 192 НК РФ. Так, в ответ на неисполнение или некорректное исполнение обязанностей работником работодатель вправе:
- высказать ему замечание;
- объявить выговор;
- уволить сотрудника.
Возможно также применить иные меры дисциплинарного взыскания, установленные для тех или иных категорий работников отдельными законодательными актами (например, ФЗ «О государственной гражданской службе» от 27.07.2004 № 79-ФЗ или «О службе в органах внутренних дел» от 30.11.2011 № 343-ФЗ).
Однако перед тем как применить дисциплинарное взыскание, работодатель обязан затребовать от сотрудника объяснение относительно совершенного действия или бездействия в письменном виде. Если сотрудник не предоставил его в течение 2 рабочих дней, работодатель должен составить акт, свидетельствующий об этом (абз. 1 ст. 193 ТК РФ).
Данный акт чаще всего применяется в качестве документа, подтверждающего наличие оснований для увольнения сотрудника в соответствии с п. 5 ст. 81 ТК РФ: освобождение от должности вследствие неоднократного нарушения своих трудовых обязанностей при наличии дисциплинарного взыскания.
Предоставив объяснительную, сотрудник может убедить работодателя не налагать взыскание. Но отсутствие такого документа не может быть препятствием для применения данной дисциплинарной меры работодателем (абз. 2 ст. 193 ТК РФ).
Оформляем акт об отказе от объяснительной: кто составляет и подписывает документ
Законодатель не определяет перечень лиц, уполномоченных составлять и подписывать акт об отказе от объяснительной. Однако исходя из логики его применения как одного из документов, закрепляющих основания для увольнения сотрудника, можно сделать вывод, что составлять и подписывать его должны 2 группы лиц:
- Во-первых, сотрудники, которые выявили факт нарушения работником трудовой дисциплины и обязали его предоставить объяснительную. Как правило, это его непосредственный руководитель, а также представитель кадровой службы. При этом данные сотрудники выполняют обе функции — составляют и подписывают соответствующий акт.
- Во-вторых, комиссия, формируемая аналогично той, которая аттестует сотрудников в целях определения соответствия/несоответствия их квалификации занимаемой должности. В данном случае цель комиссии — удостоверить тот факт, что составители акта зафиксировали отказ работника от написания объяснительной о совершенном им нарушении трудовой дисциплины. Таким образом, комиссия визирует рассматриваемый акт, заверяя корректность формулировок составителей документа.
В соответствии с абз. 3 ст. 82 ТК РФ в состав аттестационной комиссии должен входить представитель профсоюзного органа (если работники фирмы состоят в профсоюзе). В составе комиссии, удостоверяющей отказ сотрудника от дачи объяснений, присутствие представителя профсоюза также желательно.
Таким образом, акт должен быть составлен:
- руководителем отдела кадров предприятия;
- непосредственным руководителем сотрудника.
В свою очередь, акт должен быть подписан теми же лицами, а также:
- членами комиссии, сформированной по аналогии с аттестационной;
- представителем профсоюзного органа.
Кроме того, документ должен подписать сам сотрудник. При этом если он отказывается ставить подпись на документе, руководителю отдела кадров рекомендуется вписать от руки в то место, где должна стоять подпись сотрудника, фразу: «Отказался подписывать».
Либо можно включить в структуру акта специальный блок, где будет фраза: «От проставления подписи в настоящем документе отказался», а также место для указания Ф. И. О., должности руководителя кадровой службы и его подписи. Данный блок можно расположить рядом с тем, где должна стоять подпись сотрудника.
Структура акта об отказе от объяснительной
Структура рассматриваемого документа не определена ни в одном из действующих НПА. Но если следовать сложившейся практике кадрового менеджмента в российских фирмах, желательно отразить в структуре документа:
- его наименование: «Акт об отказе от написания объяснительной»;
- сведения о сотруднике, отказавшемся писать объяснительную (Ф. И. О., должность);
- дату составления документа;
- время его подписания;
- Ф. И. О. и должности составителей акта, а также членов комиссии, удостоверяющей сведения составителей акта;
- текстовый блок, где изложить суть ситуации, которая потребовала дачи сотрудником объяснений, а также тот факт, что по истечении 2 дней работник не предоставил объяснительную;
- блок подписей членов комиссии, составителей акта, а также работника (либо отметки руководителя кадровой службы об отказе работника подписать документ).
Бланк акта об отказе писать объяснительную можно скачать, кликнув по картинке ниже.
Бланк акта об отказе писать объяснительную
Наибольшую сложность при составлении акта вызывает, как правило, предпоследний пункт, где приводится суть инцидента. Рассмотрим его подробнее.
Составляем акт об отказе от объяснительной: как отразить факты по существу
Как мы определили выше, акт об отказе от объяснительной составляется руководителем сотрудника, допустившего нарушение дисциплины, и представителем кадровой службы. Соответственно, суть произошедшего инцидента излагается от лица данных специалистов.
Однако при этом есть нюанс: составители акта должны указать, что факты, отражаемые в документе, удостоверяются специальной комиссией. Проще всего сделать это, переложив полномочия по составлению акта на комиссию посредством включения в документ фразы о том, что комиссия составила настоящий акт, подтверждающий, что:
- в присутствии составителей акта (с указанием их Ф. И. О. и должностей) такого-то числа работнику было предложено дать объяснение в письменном виде по поводу дисциплинарного проступка, например опоздания на работу на час;
- по состоянию на такую-то дату работник, как того требует ст. 193 ТК РФ, соответствующую объяснительную не предоставил.
Сразу после текстового блока можно указать Ф. И. О. и должности составителей акта, комиссии, самого работника, а также проставить их подписи.
Образец оформления акта об отвказе писать объяснительную подготовили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к системе и переходите к образцу документа.
Скачать образец акта в К+Итоги
Акт об отказе в даче объяснительной в большинстве случаев составляется для обеспечения правомерности увольнения сотрудников, допускающих дисциплинарные проступки и некорректно выполняющих свои трудовые обязанности. То есть для законной реализации работодателем возможности освободить сотрудника от занимаемой должности на основании п. 5 ст. 81 ТК РФ.
Рассматриваемый акт должен удовлетворять следующим основным критериям:
- указаны даты событий, повлекших необходимость в составлении объяснительной;
- отражена суть допущенного работником проступка;
- имеется отметка о том, что сотрудник не предоставил, как того требует ст. 193 ТК РФ, объяснительную в срок.
Кроме того, факты, отраженные в документе, должны быть корректно заверены — комиссией, в состав которой желательно включить представителя профсоюза, а также сотрудниками, зафиксировавшими нарушение работником трудовых обязанностей.
Структуру акта об отказе в предоставлении объяснительной, рассмотренную нами, нельзя считать закрытой. Она не регламентирована какими-либо НПА и потому может быть любым способом откорректирована и дополнена исходя из пожеланий компетентного специалиста кадровой службы предприятия.
Ознакомиться с иными особенностями кадрового менеджмента на предприятиях РФ вы можете в статьях: