Нет, не нужно.
Как налоговый агент исчисляет НДФЛ в 2023 году, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.
Если контролеры решат иначе, такую позицию можно отстоять в суде. Аргументировать стоит так.
Обязанность удержать НДФЛ возникает при выплате работнику дохода (ст. 226 НК РФ). Доход физлица – это его экономическая выгода в денежной или натуральной форме (ст. 41 НК РФ).
Деньги, выданные под отчет, не являются доходом работника, при условии, что он документально подтвердил понесенные расходы, а оплаченные ресурсы организация приняла на учет (Постановление Президиума ВАС РФ от 03.02.2009 № 11714/08).
Как выдать деньги в подотчет директору, мы писали в статье.
Расходы подотчетника подтверждают авансовый отчет и приложенные к нему документы (товарные чеки, накладные с приложением кассовых чеков или квитанции к приходным ордерам, подтверждающие оплату).
Достоверность документов определяет организация, у работника нет возможности сделать это на этапе оплаты расходов. Он также не может проверить реальность существования организации - продавца и ее госрегистрацию.
Если авансовые отчеты и первичные документы приняты организацией, а приобретение товаров (работ, услуг) отражено в ее учете, говорить о том, что денежные средства начислены в пользу работника и являются его доходом нельзя.
Следовательно, обязанности удержать НДФЛ с подотчетных сумм не возникает.
Как правило, суды в таких спорах встают на сторону организаций (см., например, Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 27.01.2015 по делу № А42-3672/2012).
Но встречаются и решения в пользу налоговиков (к примеру, Постановление ФАС Центрального округа от 01.07.2011 по делу № А36-1374/2010).
А о том, как заставить работников вовремя сдавать в бухгалтерию документы, в том числе по подотчетным суммам, вы можете узнать в материале «Работник опять задержал первичку? Накажите рублем».